1. Entidade responsável pelo tratamento de dados
A Swif valoriza a privacidade e a proteção dos dados pessoais dos seus utilizadores. Esta Política descreve como recolhemos, utilizamos, armazenamos e protegemos as informações no âmbito da utilização da nossa aplicação móvel e do painel de gestão web, tanto em Portugal como noutros países onde operamos.
O tratamento dos dados pessoais é da responsabilidade da Swif, registada em Portugal, que atua como responsável pelo tratamento nos termos do regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e demais legislações aplicáveis nos países onde o serviço é utilizado.
2. Dados que recolhemos
Ao utilizar o Swif, recolhemos as seguintes categorias de dados:
Dados do Gestor
- Nome
- Contacto telefónico
- Empresa
- Credenciais de acesso
Dados dos funcionários
- Nome
- PIN atribuído pelo gestor
- Registos de ponto (data, hora, tipo de picagem)
- Fotografias para verificação de identidade
3. Finalidades do tratamento
Os dados recolhidos são tratados para:
- Registar e validar a presença de funcionários no local de trabalho
- Permitir ao gestor aceder, visualizar e exportar registos de ponto
- Cumprir obrigações legais e regulatórias
4. Base legal para o tratamento
O tratamento é efetuado com base em:
Execução de contrato
Entre o gestor e a Swif
Cumprimento de obrigação legal
Registos de assiduidade exigidos pela lei laboral de cada país
Interesse legítimo
Na gestão e segurança do sistema
Consentimento
Quando aplicável (ex.: utilização de imagem)
5. Conservação e eliminação de dados
Os dados pessoais serão conservados durante o tempo necessário para cumprir as finalidades descritas, salvo prazos superiores exigidos por lei.
Política de eliminação de dados
A Swif implementa um sistema automatizado de eliminação de dados para garantir a conformidade com os princípios de proteção de dados:
- Eliminação de Conta de Gestor: Quando um gestor elimina sua conta, todos os dados associados (incluindo informações pessoais, registos de acesso e configurações) são automaticamente eliminados do banco de dados da Swif.
- Eliminação de Funcionários: Quando um gestor remove um funcionário do sistema, todos os dados desse funcionário (incluindo nome, PIN, registos de ponto e fotografias) são automaticamente eliminados do banco de dados da Swif.
- Eliminação Completa: O processo de eliminação remove todos os dados de forma irreversível, incluindo backups, após um período máximo de 30 dias.
Após o prazo legal ou contratual, os dados serão eliminados de forma segura e irreversível, garantindo que não possam ser recuperados.
6. Partilha de dados
Os dados não são vendidos nem cedidos a terceiros, exceto:
- Prestadores de serviços contratados para alojamento e manutenção do sistema
- Autoridades competentes, quando exigido por lei
7. Segurança da informação
Implementamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda ou alteração, incluindo:
Proteção de dados
- Encriptação de comunicações e dados armazenados
- Controlo de acessos baseado em permissões
- Monitorização e auditoria de segurança
Eliminação segura
- Processos automatizados de eliminação de dados
- Remoção completa de backups após 30 dias
- Certificação de destruição de dados
8. Direitos dos titulares dos dados
Nos termos da lei aplicável, o utilizador tem direito a:
Acesso e portabilidade
Aceder aos seus dados e solicitar cópia em formato digital
Retificação
Retificar dados incorretos ou desatualizados
Eliminação
Solicitar a eliminação imediata dos dados pessoais
Limitação e oposição
Limitar ou opor-se ao tratamento dos dados
Como exercer os seus direitos
Os pedidos devem ser feitos por escrito para: support@xcessfy.com
Para gestores, a eliminação de dados pode ser realizada diretamente no painel de administração, com efeito imediato em todos os sistemas.
9. Utilização Internacional e responsabilidade local
Ao utilizar o Swif fora de Portugal, o utilizador declara que cumpre a legislação local do país onde se encontra, incluindo normas laborais e de proteção de dados. O gestor é responsável por assegurar que o uso da plataforma cumpre as regras de privacidade e trabalho no respetivo país.
10. Alterações a esta política
A Swif poderá atualizar esta Política a qualquer momento. Alterações relevantes serão comunicadas na aplicação, no painel web ou por email.
11. Contactos
Responsável pelo tratamento de dados – Swif
- Email: support@xcessfy.com
- Website: https://swifmanager.com